Regulament de desfasurare a Programului MEGA IMAGE „Mega proiecte de azi pentru maine”, editia 2021

Programul „Mega proiecte de azi pentru maine”, aflat la prima editie, este un concurs de proiecte dezvoltat de Mega Image printr-o platforma proprie: https://mega-proiecte-comunitate.ro/. Programul isi propune ca, printr-o platforma de CSR (reponsabilitate sociala corporatista) proprie, sa sustina si sa ofere sponsorizari organizatiilor neguvernamentale din Romania in scopul imbunatatirii calitatii vietii si a mediului inconjurator in comunitati urbane si rurale. Programul reprezinta un concurs online de proiecte pe doua teme principale: reducerea risipei alimentare (si redirectionarea in comunitate) si reducerea consumului de plastic, proiecte dezvoltate si implementate de organizatii non-profit sau institutii eligibile conform Legii nr. 32/1994 privind sponsorizarea, cu toate modificarile si completarile ulterioare („Legea Sponsorizarii”).

Scopul principal al Programului este de a incuraja organizatiile neguvernamentale si institutiile sa dezvolte si sa implementeze proiecte comunitare in domeniul risipei alimentare si a reducerii utilizarii plasticului, care sa duca la imbunatatirea nivelului de educatie cu privire la aceste subiecte si, astfel, la imbunatatirea calitatii vietii oamenilor din Romania si la protejarea mediului inconjurator. De asemenea, MEGA IMAGE S.R.L. poate sustine organizatiile castigatoare prin diseminare de cunostinte si/sau actiuni de voluntariat.

Prezentul regulament prezinta informatii despre modul de implementare a activitatilor care vor fi intreprinse in cadrul Programului „Mega proiecte de azi pentru maine”, pe toata perioada desfasurarii lui. De asemenea, regulamentul cuprinde o serie de reguli care trebuie respectate pentru participarea in cadrul acestui program.

Organizator al Programului „Mega proiecte de azi pentru maine”, editia 2021 („ Mega proiecte de azi pentru maine” sau „Program”) este MEGA IMAGE S.R.L., cu sediul in Plaza Romania, Bulevardul Timisoara 26, etaj 2, Bucuresti 061331, inregistrata la Oficiul Registrului Comertului Bucuresti sub nr. J40/27872/1994, Cod Unic de Inregistrare RO6719278, Tel. 0212246677.

Programul se va derula conform prevederilor prezentului Regulament Oficial (denumit in continuare “Regulamentul”), fiind obligatoriu pentru toti Participantii, prin intermediul RED DOTS AGENCY SRL, Șoseaua Unirii nr 216, parter, comuna Corbeanca, județul Ilfov.

SECTIUNEA 1. Procesul de inscriere

1.1. Inscrierea se face prin intermediul website-ului concursului „Mega proiecte de azi pentru maine”, www.mega-proiecte-comunitate.ro unde se desfasoara Programul, respectand urmatorii pasi:

  1. Accesati www.mega-proiecte-comunitate.ro; sectiunea “Inscrie un proiect”
  2. Completati formularul de participare din sectiunea “Inscrie un proiect” si atasati modelul de buget standard, completat integral.
  3. Dupa completarea tuturor campurilor si bifarea campurilor obligatorii, apasati „Trimite” pentru inegistrarea inscrierii proiectului.

SECTIUNEA 2: Perioada de desfasurare

2.1 Programul se va desfasura in perioada 1 noiembrie – 13 decembrie 2021, conform urmatorului calendar:

  • 1 noiembrie – 28 noiembrie 2021, ora 23:59: Inscrierea proiectelor in competitie
  • 29 noiembrie – 6 decembrie 2021: Preselectie proiecte si anunt lista scurta (15 proiecte)
  • 7 decembrie – 12 decembrie 2021: Votul publicului pentru proiectele selectate in lista scurta, care va fi realizat direct pe website-ul Programului (10% din decizia finala), unde va fi afisat un sumar al proiectelor finaliste.
  • 9 decembrie – 10 decembrie 2021: Sustinerea proiectelor in fata unui juriu (90% din decizia finala)
  • 13 decembrie 2021: Anuntarea castigatorilor (5 proiecte care vor fi sponsorizate cu maximum 20.000 euro/proiect)

SECTIUNEA 3. Bugetul Programului

3.1. Bugetul total al Programului este de maximum 100.000 (osutamii) euro. Organizatorul nu este obligat sa acorde intreaga suma de sponsorizare prevazuta in prezentul Regulament in situatia in care nu exista suficiente proiecte inscrise, bugetele solicitate prin inscrierea proiectelor sunt mai mici (valoarea maxima ce poate fi acordata unui proiect este de 20.000 euro) sau nu exista suficiente proiecte eligibile, diferenta ramanand Organizatorului, fara obligatia acestuia de a acorda un buget mai mare unui proiect in cazul in care nu vor exista 5 castigatori sau de a prelungi prezentul Program pana la acordarea bugetului maxim prevazut in prezentul regulament.

3.2. Bugetul alocat fiecarui proiect castigator va fi de maximum 20.000 (douazecimii) euro. De asemenea, in propunerea de proiect trebuie detaliat bugetul total necesar pentru implementarea Proiectului.

SECTIUNEA 4. Criterii de participare si formularul de inscriere a proiectelor

4.1 Criterii de participare:

Organizatia sau institutia care participa in Program trebuie sa se asigure ca indeplineste criteriile de eligibilitate (detaliate in Sectiunea 5);

Conform politicii de sponsorizare, Mega Image nu sponsorizeaza partide politice, culte religioase, institutii care au ca obiectiv promovarea unei orientari de cult, cazuri individuale/persoane fizice. Nu este permis ca o organizatie sau institutie care inscrie un proiect sa fie totodata partener in alt proiect inscris pentru sponsorizare prin prezentul program;

Un proiect nu poate fi inscris pentru sponsorizare de mai multe organizatii sau institutii. În cazul în care o organizație înscrie mai mult de un proiect, va fi luat în considerare doar primul proiect înscris.

4.2 Formularul de inscriere a proiectelor:

  • Prima etapa presupune completarea unui formular online de inscriere cu informatii despre proiect, conform indicatiilor din subsectiunea “Despre competitie/ Cum te inscrii”, disponibil online in platforma www.mega-proiecte-comunitate.ro;
  • Formularul de participare este disponibil pe https://mega-proiecte-comunitate.ro/inscrie-un-proiect/, contine campuri de completat in mod obligatoriu, campuri de bifat, precum si un model de buget care trebuie completat si atasat la formularul de inscriere;
  • Dupa ce a fost completat integral si trimis, formularul de inscriere nu mai poate fi modificat;
  • Formularele de inscriere trimise dupa expirarea termenului de inscriere (art 2.1) nu vor fi luate in considerare pentru verificare si selectie.

SECTIUNEA 5. Criterii de eligibilitate pentru proiectele participante in Program

5.1 Programul „Mega proiecte de azi pentru maine” se adreseaza organizatiilor si institutiilor eligibile conform Legii Sponsorizarii. Nu sunt eligibile pentru sponsorizare persoanele fizice.

5.2 Categoriile de cheltuieli cuprinse in bugetul proiectului, pentru participarea in Program:

  • Costuri resurse umane – sa nu depaseasca 30% din valoarea totala a proiectului
  • Costuri directe beneficiari (ex. materiale de lucru)
  • Costuri logistice si administrative
  • Costuri de marketing si comunicare
  • Alte costuri

5.3 Criterii de eligibilitate legate de organizatie sau institutie:

  • Persoanele juridice eligibile sunt cele mentionate si acceptate ca beneficiari ai sponsorizarii in conformitate cu prevederile Legii Sponsorizarii;
  • Persoana juridica are minimum un an vechime la momentul depunerii propunerii de proiect, conform hotararii de infiintare (organizatia sau institutia este infiintatata (cel tarziu la 1 noiembrie 2020).
  • Persoana juridica detine decizia de acceptare a inregistrarii in Registrul entitatilor/unitatilor de cult pentru care se acorda deduceri fiscale (Registrul ANAF).
  • O persoana juridica poate inscrie in Program un singur proiect (in cazul in care depune mai multe proiecte, va fi selectat doar primul depus, restul vor fi respinse automat).

5.4 Criterii de eligibilitate legate de proiectul din domeniile risipei alimentare si reducerea utilizarii plasticului:

  • Proiectul este de interes general și nu realizeză activități cu scop comercial sau de natură politică
  • Propunerea unui unui proiect care sa se incadreze intr-unul dintre cele doua domenii: reducerea risipei alimentare sau reducerea utilizarii plasticului (detalii gasiti in sectiunea din website „Despre competitie/ Ce proiecte sustinem”)
  • Minimum 30 de beneficiari in orice comunitate rurala sau urbana.
  • Pot fi atât proiecte existente care și-au dovedit deja eficiența, cât și proiecte noi.
  • Durata proiectului sa fie de minimum 3 luni si maximum 12 luni de la acordarea sponsorizarii.
  • Costurile de resurse umane sa nu depăşeasca 30% din valoarea bugetului total de proiect.
  • Bugetul propus respecta modelul de buget disponibil pe website la sectiunea „Inscrie un proiect” si este in valoare totala de maximum 20.000 euro (inclusiv TVA).
  • Organizatia sau institutia participanta, care implementeaza proiectul, sa aiba minimum 1 an de activitate si gestionare de proiecte similare.
  • Rezultatele propuse de proiect se incadreaza in cel putin una dintre categoriile propuse pentru proiect.

In cazul in care una sau mai multe dintre informatiile expuse anterior sunt eronate, incomplete sau nu sunt eligibile, conform regulamentului, organizatia/institutia va fi descalificata din Program.

SECTIUNEA 6. Criterii de selectie pentru propunerea de proiect

6.1 Selectarea propunerilor de proiect inscrise in Program va urmari respectarea urmatoarelor criterii:

  • Respectarea criteriilor de eligibilitate (vezi Sectiunea 5);
  • Cele mai importante activitati ale organizatiei/institutiei sunt in concordanta cu proiectul propus;
  • Proiectul propune un plan de implementare realist si concret, intr-unul dintre cele doua domenii: reducerea risipei alimentare sau reducerea utilizarii plasticului;
  • Proiectul aduce un plus de valoare comunității locale, cu solutii inovatoare, pe termen lung; de preferat, proiectul sa poata fi autosustinut si dupa incheierea perioadei de sponsorizare;
  • Proiectul are o justificare bine construită si clar descrisa, corelată cu realităţile comunității căreia i se adresează;
  • Proiectul are un scop bine definit, iar obiectivele sunt corelate cu scopul proiectului si descrise clar si concis;
  • Planul de activitati este bine organizat, detaliat in ordine cronologica, cu perioade de implementare pentru fiecare etapa a proiectului, iar activitatile sunt corelate cu obiectivele proiectului;
  • Proiectul promoveaza colaborarea intre membrii comunitati, exista parteneriate cu alte institutii si implica voluntari in activitatile proiectului (constituie un avantaj);
  • Beneficiarii proiectului sunt clar definiti (numar beneficiari directi si indirecti, zona de provenienta, caracteristici etc);
  • Proiectul propus este coordonat de echipe care au capacitatea de a desfășura proiectul în toate etapele sale: managementul bugetului, implementarea și evaluarea proiectului. De asemenea, echipele au experienta si abilitatile necesare pentru atingerea obiectivelor proiectului;
  • Proiectul prevede un buget bine definit, cu respectarea categoriilor de cheltuieli și a resurselor necesare din modelul de buget disponibil in sectiunea „Inscrie un proiect”;
  • Bugetul este realist, rezonabil si acopera nevoile si dimensiunea proiectului.
  • Sunt stabilite rezultate demonstrabile si masurabile pentru proiectul propus, care sa fie corelate cu obiectivele proiectului.
  • Sunt descrise metode de masurare a impactului proiectului si metode de masurare a evolutiei acestora.

6.2 Documente obligatorii pentru incheierea contractului de sponsorizare, in cazul castigarii unei sponsorizari la finalul Programului:

  • Hotarare de infiintare emisa de autoritatea competenta;
  • Act constitutiv;
  • Statut;
  • Decizia de acceptare a inregistrarii in Registrul entitatilor/ unitatilor de cult pentru care se acorda deduceri fiscale (Registrul ANAF);
  • Certificat de inregistrare cod fiscal (CIF);
  • Cod IBAN al organizatiei sau institutiei sponsorizate;
  • Nume reprezentant legal/ semnatar al contractului de sponsorizare.

SECTIUNEA 7. Conditii de acordare a sponsorizarii

7.1 Pentru sponsorizarea proiectelor declarate castigatoare din aceasta editie a Programului, beneficiarii sponsorizarilor vor semna un contract de sponsorizare cu MEGA IMAGE SRL, in termen de 30 de zile calendaristice de la data anuntarii castigatorilor acestui Program. Obiectul fiecarui contract de sponsorizare il va constitui sponsorizarea proiectului anuntat castigator. Propunerea de proiect va constitui anexa la contractul de sposorizare.

7.2 De asemenea, pentru sponsorizarea proiectelor declarate castigatoare, beneficiarii sponsorizarilor trebuie sa faca dovada inscrierii in Registrul entitatilor / unitatilor de cult pentru care se acorda deduceri fiscale.

7.3 Toti beneficiarii sponsorizarilor din aceasta editie a Programului au obligatia sa raporteze catre sponsosr, respectiv catre MEGA IMAGE, pe parcursul implementarii, progresul inregistrat in proiectul sponsorizat, rezultate partiale sau finale, in functie de stadiul de implementare a proiectului, printr-un model de raport trimestrial.

7.4 Neindeplinirea activitatilor proiectului conform planului agreat prin contract poate atrage dupa sine obligatia Beneficiarului contractual de a returna partial sau total suma acordata de Mga Image prin sponsorizare.

SECTIUNEA 8. Prelucrarea datelor cu caracter personal

8.1. Datele cu caracter personal ale participantilor la Program sunt prelucrate in conformitate cu prevederile legale aplicabile in domeniul protectiei datelor cu caracter personal, respectiv Regulamentul General privind Protectia Datelor nr. 679/2016 si legislatia subsecventa, precum si Legea nr. 506/2004 privind prelucrarea datelor cu caracter personal si protectia vietii private in sectorul comunicatiilor electronice.

8.2. Datele cu caracter personal inregistrate prin platforma www.mega-proiecte-comunitate.ro precum si datele care se genereaza pe baza acestora sunt prelucrate in vederea indeplinirii scopurilor prezentului Program, respectiv derularea Programului, verificarea indeplinirii conditiilor de eligibilitate conform Sectiunii – Criterii de participare de mai sus, identificarea participantilor eligibili, acordarea sponsorizarilor, toate operatiunile aferente indeplinirii obligatiilor fiscale ce deriva din derularea acestui Program, precum si in vederea indeplinirii obligatiilor legale aferente, printre altele, executarii contractului la care persoana vizata este parte.

Datele cu caracter personal solicitate prin inscrierea unui proiect la Program sunt: nume reprezentant legal, functie reprezentant legal. adresa de e-mail si telefon.

8.3. Categoriile de date cu caracter personal supuse prelucrarii in scopurile identificate anterior sunt urmatoarele:

– date de identificare: numele si prenumele reprezentantului organizatiei,
– date de contact: adresa fizica a organizatiei,
– numar de telefon si email al reprezentantului organizatiei.

8.4.Persoanele vizate de activitatea de prelucrare efectuata de catre Organizator sunt in mod exclusiv reprezentanti ai organizatiilor care inscriu un proiect in Program.

8.5. In vederea realizarii scopurilor de prelucrare mentionate, MEGA IMAGE SRL va prelucra datele cu caracter personal pe durata Programului, precum si ulterior, atunci cand exista o necesitate de afaceri legitima pentru a proceda astfel (de exemplu, pentru a va furniza informatiile solicitate sau pentru a ne respecta obligatiile legale, fiscale sau contabile). Este posibil ca, in urma indeplinirii termenelor legale de arhivare, MEGA IMAGE SRL sa dispuna anonimizarea datelor, lipsindu-le astfel de caracterul personal si sa continue prelucrarea datelor anonime pentru scopuri statistice.

8.6. Pentru indeplinirea scopurilor de prelucrare, MEGA IMAGE SRL poate dezvalui datele cu caracter personal catre urmatoarele categorii de destinatari: persoana vizata, reprezentantii legali sau conventionali ai persoanei vizate, reprezentantii MEGA IMAGE SRL, alte persoane fizice sau juridice care prelucreaza datele personale in numele MEGA IMAGE SRL, entitatile din grup, parteneri contractuali ai MEGA IMAGE SRL si ai entitatilor din grup, imputerniciti ai MEGA IMAGE SRL in ceea ce priveste prelucrarea datelor cu caracter personal, autoritatea judecatoreasca, autoritati publice centrale, autoritati publice locale, organizatii internationale, furnizorii de servicii si bunuri, organizatii de cercetare a pietei.

8.7. Persoanele vizate beneficiaza de urmatoarele drepturi in contextul prelucrarii datelor cu caracter personal:

  • a) Dreptul la informare = dreptul persoanei vizate de a fi informata cu privire la identitatea si datele de contact ale operatorului si ale Responsabilului cu protectia datelor, scopurile in care se face prelucrarea datelor, categoriile de date cu caracter personal vizate, destinatarii sau categoriile de destinatari ai datelor, existenta drepturilor prevazute de legislatia privind protectia datelor cu caracter personal pentru persoana vizata si conditiile in care pot fi exercitate;
  • b) Dreptul de acces la date = dreptul persoanei vizate de a obtine de la operatorul de date la cerere si in mod gratuit, confirmarea faptului ca datele cucaracter personal care o vizeaza, sunt sau nu prelucrate de catre acesta;
  • c) Dreptul la rectificare = dreptul persoanei vizate de a obtine, la cerere si în mod gratuit, rectificarea datelor inexacte care o privesc, precum si completarea datelor incomplete;
  • d) Dreptul la stergerea datelor („dreptul de a fi uitat”) = dreptul persoanei vizate de a obtine, la cerere si în mod gratuit, în masura în care sunt îndeplinite condițiile prevăzute de lege, ștergerea datelor cu caracter personal care privesc acea persoană;
  • e) Dreptul la restrictionarea prelucrarii = dreptul persoanei vizate de a obtine, la cerere si în mod gratuit, în măsura în care sunt îndeplinite conditiile prevazute de lege, marcarea datelor cu caracter personal stocate, cu scopul de a limita prelucrarea ulterioara a acestora;
  • f) Dreptul la portabilitatea datelor = dreptul persoanei vizate de a primi, la cerere si în mod gratuit, datele cu caracter personal într-o modalitate structurata, folosita în mod obisnuit si într-un format usor de citit, precum si dreptul ca aceste date sa fie transmise de catre MEGA IMAGE SRL catre alt operator de date, în masura în care sunt îndeplinite conditiile prevazute de lege;
  • g) Dreptul la opozitie = dreptul persoanei vizate de a se opune în orice moment, din motive intemeiate si legitime legate de situatia sa particulara, ca datele cu caracter personal care o vizeaza sa faca obiectul unei prelucrari, în masura în care sunt îndeplinite conditiile prevazute de lege;
  • h) Dreptul de a nu fi supus unei decizii individuale = dreptul persoanei vizate de a cere si de a obtine retragerea, anularea sau reevaluarea oricarei decizii bazate exclusiv pe prelucrari efectuate prin mijloace automate (incluzând crearea de profiluri) care produce efecte juridice in privinta persoanei vizate sau o afecteaza în mod similar într-o masura semnificativa,
  • i) Dreptul de a se adresa justitiei sau Autoritatii Nationale de Supraveghere a Prelucrarii Datelor cu Caracter Personal = dreptul persoanei vizate de a se adresa cu plângere Autoritatii Nationale de Supraveghere a Prelucrarii Datelor cu Caracter Personal, respectiv de a se adresa justitiei pentru apararea oricaror drepturi garantate de legislatia aplicabila în domeniul protectiei datelor cu caracter personal, care au fost încalcate.

8.8. In cazul in care prelucrarea datelor cu caracter personal este intemeiata pe consimtamantul persoanei vizate, aceasta dispune de dreptul de a retrage acest acord, in orice moment, fara ca acest lucru sa afecteze legalitatea prelucrarii efectuate deja pe baza consimtamantului exprimat anterior.

8.9. Pentru detalii suplimentare cu privire la activitatile de prelucrare efectuate de catre MEGA IMAGE SRL precum si cu privire la drepturile de care beneficiati in acest context si respectiv pentru exercitarea acestor drepturi va rugam sa va adresati printr-o cerere (pe suport hartie/in format electronic, prin e-mail) catre: relatiiclienti@mega-image.ro, dataprotection@mega-image.ro. De asemenea, aveti posibilitatea de a contacta si Responsabilul privind Protectia Datelor la Nivelul MEGA IMAGE SRL., la urmatoarea adresa de e-mail: dataprotection@mega-image.ro.
Informatii actualizate privind activitatile de prelucrare anterior prezentate sunt disponibile accesand Politica privind protectia datelor cu caracter personal si confidentialitatea, disponibila la link-ul https://www.mega-image.ro/nota-de-informare-gdpr..

8.10. Organizatorul asigura confidentialitatea datelor cu caracter personal prelucrate in conformitate cu acordul exprimat de participant si conform prevederilor legale. Accesul la informatiile tratate drept confidentiale va fi limitat la acele persoane, care prin natura activitatii desfasurate, este necesar sa ia cunostinta de aceste informatii in scopul ducerii la indeplinire a scopului, raporturilor juridice nascute in relatie cu banca. Aceste persoane sunt tinute sa respecte caracterul confidential al acestor informatii, asumandu-si la randul lor obligatia de a asigura si pastra confidentialitatea acestor date si informatii si de a le prelucra in conformitate cu cerintele legale.

SECTIUNEA 9. Alte drepturi si obligatii

9.1 Informatii suplimentare cu privire la organizarea si desfasurarea Programului pot fi solicitate de catre orice persoana interesata, la adresa de e-mail claudia@reddots.ro

9.2 MEGA IMAGE SRL poate decide oricand modificarea perioadelor etapelor de concurs, precum si incetarea sau suspendarea acestora, prin instiintare scrisa, comunicata in prealabil, pe website-ul www.mega-proiecte-comunitate.ro .

9.3 MEGA IMAGE isi rezerva dreptul de a anula oricand decizia prin care un proiect a fost desemnat castigator, dar nu mai tarziu de data inceperii implementarii acestuia, daca se dovedeste ca Participantul nu respecta/ nu a respectat oricand pe perioada desfasurarii Programului oricare dintre prevederile acestui regulament.

9.4 In cazul in care un proiect este eliminat din lista castigatorilor, MEGA IMAGE SRL isi rezerva dreptul de a redirectiona sponsorizarea de 20.000 de euro catre alt proiect finalist, dar care nu se afla intre cele 5 proiecte castigatoare anuntate la data de 29 noiembrie 2021. Decizia va fi luata de catre juriul de specialitate din program.

9.5 MEGA IMAGE S.R.L. poate aduce imbunatatiri sau modificari de orice natura asupra unui proiect declarat castigator si care urmeaza a primi sponsorizare prin Program.

9.6 Organizatia sau institutia care castiga o sponsorizare in cadrul Programului („Beneficiarul”) are obligatia sa foloseasca aceasta sponsorizare exclusiv in scopul implementarii proiectului inscris. In caz contrar, Beneficiarul are obligatia sa restituie organizatorului MEGA IMAGE SRL intreaga suma acordata pentru proiectul sponsorizat de acesta.

9.7 Beneficiarul sponsorizarii are obligatia sa respecte intocmai planul proiectului propus si aprobat de MEGA IMAGE SRL sau, daca apar modificari, sa le supuna aprobarii prealabile a Organizatorului prin transmiterea unui mesaj la adresa sustenabilitate@mega-image.ro.

9.8 Beneficiarii sponsorizarii iau cunostinta ca MEGA IMAGE SRL isi rezerva dreptul de a realiza oricand, pe perioada desfasurarii proiectului, verificari cu privire la modalitatea de implementare a proiectelor castigatoare.

9.9 Fiecare Beneficiar al sponsorizarii desemnat conform prevederilor prezentului Regulament are obligatia de a transmite sau prezenta, trimestrial, catre MEGA IMAGE SRL (la adresa sustenabilitate@mega-image.ro) rapoarte scrise de evaluare sau documente de orice natura, relevante pentru implementarea proiectelor castigatoare.

Prin participarea la acest Program, Participantii sunt de acord sa respecte si sa se conformeze tuturor prevederilor, termenilor si conditiilor prezentului Regulament Oficial.